Schichtplanung: Optimale Personalstärke pro Servicezeit berechnen

Stellen Sie sich ein 180-Plätze-Restaurant in Konya vor: Freitagabend starten Sie mit neun Kellnern, um 20:30 Uhr hat die Hälfte der Tische noch nicht bestellt. Das Problem sind nicht faule Mitarbeiter, sondern eine Personalplanung nach Bauchgefühl statt nach Arbeitslast.

Die Arbeitslastformel

Die Kerngleichung: Bons pro Stunde × durchschnittliche Servicezeit in Minuten ÷ 60 = benötigte Kellner. Im Konya-Fall: Samstag 13-15 Uhr durchschnittlich 42 Bons bei 18 Minuten Servicezeit. 42 × 18 ÷ 60 = 12,6, aufgerundet 14 Kellner.

Für die Küche nutzen Sie einen separaten Koeffizienten: 1,2 Teller pro Minute pro Hot-Line-Koch, 2,4 pro Cold-Line. 200 Teller/Stunde am Freitag benötigen 3 Hot + 2 Cold + 1 Garde Manger + 2 Spüler = 8 Personen.

Software-Stack

International dominieren 7shifts (ab 34,99 USD/Monat), Sling by Toast und Deputy. Im DACH-Raum sind Papershift und shyftplan populär — beide arbeitsrechtlich auf MiLoG und Arbeitszeitgesetz kalibriert.

Achten Sie auf DATEV-Export für die Lohnbuchhaltung. Hybrid-Setups (Planung in 7shifts, Lohnabrechnung in Lexware) sparen Lizenzkosten bei kleineren Betrieben.

4-Wochen-Kalibrierung

Vier Wochen stündliche POS-Exporte reichen, um eigene Koeffizienten zu finden. Pivot in Excel nach Tag-Stunde-Bons-Servicezeit. Markieren Sie Ausreißer (Fußballspiel, Hochzeit) separat.

• Woche 1-2: Baseline messen mit aktueller Besetzung
• Woche 3: empfohlene Besetzung -10% unter der Woche testen
• Woche 4: Gäste-Feedback und Bonzeiten vergleichen

FAQ

Ist Software für kleine Betriebe Overkill? Unter 30 Plätzen reicht Google Sheets, über 50 Plätze spart Software 4-5 Stunden pro Woche.

Wie behandle ich saisonale Schwankungen? Sommer/Winter getrennte Baselines pflegen, jährlich neu kalibrieren.

Wie viele Tische pro Kellner sind optimal? Casual 4-5, Fine Dining 2-3, Fast Casual 8-10 — je nach Bonhöhe und Frequenz.

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